LA PREVISIÓN.
La palabra previsión implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes: por ello, la previsión es básica para la planeación
que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes: por ello, la previsión es básica para la planeación.
La previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede hacerse?, y se señaló que arrancar directamente dese la planeación encierra el peligro de escoger el curso de acción ya que es considerado como el más adecuado, o sea lo que Drucker llama “la falacia del único camino”.
Así pues, puede definirse a la previsión como el elemento de la administración en el que, con base en la consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica , se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.
1) OBJETIVOS.
Utilizamos los objetivos para expresar lo que queremos lograr, son los resultados específicos que queremos obtener como resultado del proceso administrativo. Un objetivo expresa un intento que describe un cambio propuesto que es medible y observable. La fijación de los objetivos legitima a la organización.
En sí, los objetivos, son hipótesis que señalan lo que queremos alcanzar como un resultado preconcebido mediante el desempeño de actividades y con uso de recursos. Como toda hipótesis científicamente preconcebida, requiere de elementos necesarios y suficientes para alcanzarse. La previsión debe señalarlos y seguirlos para disminuir la incertidumbre, que siempre, aunque en diversos grados se presenta en las organizaciones.
Aunque parezca obvio, la correcta definición y la debida jerarquización de los objetivos, deben precisarse y observarse ya que a veces se pierden de vista y se persiguen cosas muy distintas a los fines de la organización.
Clasificación de los objetivos.
La literatura presenta una extensa gama de clasificaciones de los objetivos, la falta de una adecuada definición conceptual deriva muchas veces en confusión. Presentamos algunas de las clasificaciones más usadas.
a) Objetivos individuales y organizacionales: Para distinguir los objetivos de las personas con los de la organización.
b) Objetivos a corto y largo plazo.
c) Objetivos generales y particulares Según la amplitud en relación a departamentos o subordinados de una organización.
d) Jerarquía de objetivos: Actividades, Resultados, Propósitos y Fines.
Algunas reglas para elaborar objetivos:
a) Los objetivos deben ser formulados como acciones terminadas.
b) El objetivo debe fijarse por escrito.
c) El objetivo debe ser perfectamente conocido y querido por todos los que han de ayudar a realizarlo.
d) Los objetivos deben ser estables.
2) LA INVESTIGACIÓN.
Es la base de la previsión, tiene como finalidad, determinar los medios más adecuados para alcanzar el objetivo fijado.
Reglas de la investigación:
a) Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlos adecuadamente.
b) Deben distinguirse los factores mensurables de los de buena apreciación.
c) Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición, etc.
d) Deben seleccionarse los factores estratégicos.
Son factores estratégicos:
• Los factores variables o modificables. Si algún factor no puede cambiarse, habrá que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre él.
• Los que influyen más sobre otros factores en amplitud y en intensidad como el capital.
• Todos los factores sin los cuales no puede cambiarse ninguno o muy pocos de los demás.
• Entre dos factores de igual importancia, es estratégico el menos costoso y más rápido para obtener.
• Los factores limitantes (críticos, más débiles) que nos causan mayores problemas como relaciones sindicales o el factor humano.
e) Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que pueda producir.
Técnicas de investigación.
Los medios que se vale el administrador para investigar son dos fundamentalmente:
-La observación
-La encuesta
En efecto, todo lo que queremos conocer cualesquiera que sean los instrumentos de que podamos auxiliarnos, lo conocemos, por nosotros mismo o lo preguntamos a otros que lo conocen.
La observación.
Aunque la observación es un hecho ordinario y empírico de nuestra vida diaria, es esencial en toda investigación científica. Por ello toda técnica comienza con la observación y termina con ella al investigar la validez definitiva de dicha técnica. Aun cuando las ciencias hayan alcanzado considerablemente desarrollo, la simple forma de ver y oír no ha podido ser reemplazada, sino solo complementada y ayudada.
Las reglas principales para auxiliar y mejorar la simple observación y lograr que esta tenga un fin definido y emplee técnicas específicas y adecuadas, son las siguientes:
a) Determinación precisa
b) Tomar notas
c) Pasar en limpio las notas lo más pronto posible
d) Distinguir los hechos cuidadosamente los hechos observados.
La encuesta.
Si la observación consiste en obtener datos por la directa e inmediata aplicación de los sentidos a los fenómenos que influirán en la administración, por la encuesta se obtienen dichos datos de lo que afirman otras personas.
Nos referimos aquí tan solo a dos instrumentos de los más usados para obtener los datos que nos interesan en la función administrativa: el cuestionario y la entrevista.
-Cuestionario.
Un cuestionario podía definirse como un mecanismo para obtener respuestas a ciertas preguntas por medio del uso de una forma escrita que el interrogado llena o redacta por sí mismo.
-Entrevista.
La entrevista es una conversación comunicación oral y personal entre dos personas con un propósito definido, que en el presente es el de investigar algún aspecto, conducida bajo un sistema apropiado.
